NAM ÁVẬT TƯ PHỤ CƠ ĐIỆN & XÂY DỰNG
Dashboard Vận Hành — Mô hình kinh doanh · SOP · Biểu mẫu, dùng cho khối Kinh doanh & Điều hành
Công ty TNHH XNK & TM Nam Á

Nhà phân phối B2B vật tư phụ cơ điện & xây dựng — "one‑stop‑shop" từ một đầu mối nhập khẩu.

Nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc và cung ứng ê cu, bulông, ốc vít, thanh ren, đá cắt, đá mài cho đại lý vật tư điện–cơ khí và nhà thầu thi công M&E tại Hà Nội & các tỉnh phía Bắc.

"Vững nguồn cung, trọn niềm tin" — slogan thương hiệu, kế thừa từ ngành hàng năng lượng mặt trời của Nam Á.
Mã số doanh nghiệp
5200939942
Trụ sở chính
Mậu A, Lào Cai
VP giao dịch
The Mannor, Hà Nội
Thị trường mục tiêu
Hà Nội & phía Bắc
Nhóm sản phẩm
Ê cu · Bulông · Thanh ren · Đá cắt/mài
Quy mô nhân sự
10 người / 4 khối
Mục tiêu & KPI vận hành năm đầu

Đo lường theo tuần, báo cáo lên Trưởng phòng Kinh doanh

<24h
Thời gian phản hồi báo giá
>95%
Tỷ lệ giao hàng đúng hạn
<10%
Công nợ quá hạn / tổng công nợ
100%
Lô hàng nhập khẩu có CO/CQ hợp lệ
15–20
Đại lý/nhà thầu ký mới, Quý 1–2
+15–20
Khách hàng mới bổ sung, Quý 3–4
Ba trụ cột vận hành

Chọn một mục để xem chi tiết

01 · Mô hình kinh doanh

Nhà phân phối sỉ B2B, nhập khẩu chính ngạch, danh mục "trọn bộ"

Nam Á không sản xuất hay gia công — giá trị cốt lõi nằm ở nguồn hàng nhập khẩu chính ngạch có đầy đủ CO/CQ, giá sỉ cạnh tranh nhờ ưu đãi thuế ACFTA (C/O Form E), và danh mục "trọn bộ" vật tư phụ M&E hiếm có trên thị trường — nơi phần lớn đối thủ chỉ chuyên sâu HOẶC bulông/ốc vít/thanh ren HOẶC đá cắt/đá mài.

Business Model Canvas

Đối tác chính

  • Nhà máy/xưởng TQ (qua 1688 / Alibaba)
  • Forwarder & logistics quốc tế–nội địa
  • Đơn vị khai báo hải quan
  • Ngân hàng tài trợ nhập khẩu (MB)
  • Đơn vị kiểm định chất lượng bên thứ ba

Hoạt động chính

  • Nhập khẩu & quản lý kho
  • Bán hàng B2B theo cụm địa bàn
  • Kiểm soát chất lượng đầu vào
  • Chăm sóc & thu hồi công nợ

Giá trị cung cấp

Danh mục "trọn bộ" vật tư phụ M&E từ một đầu mối · giá sỉ cạnh tranh nhờ ACFTA · hàng có CO/CQ minh bạch · giao hàng nhanh theo tiến độ công trình.

Quan hệ khách hàng

  • Hợp đồng khung/đại lý cho khách mua thường xuyên
  • Chăm sóc trực tiếp qua sales phụ trách khu vực
  • 3–5 khách hàng "mỏ neo" tạo hiệu ứng lan truyền

Phân khúc khách hàng

  • Đại lý / cửa hàng vật tư điện–cơ khí
  • Nhà thầu thi công M&E & tổng thầu vừa/nhỏ

Nguồn lực chính

  • Đội kinh doanh B2B theo cụm địa bàn
  • Đội nhập khẩu – kiểm soát chất lượng
  • Kho hàng & vốn lưu động

Kênh phân phối

  • Bán hàng trực tiếp (B2B sales hiện trường)
  • Hợp đồng đại lý cấp 2 · Website/SEO + Zalo OA
  • Hội chợ VIETBUILD Hà Nội

Cơ cấu chi phí

  • Giá vốn nhập khẩu (gốc TQ, thuế NK, VAT, logistics)
  • Kho bãi & vốn lưu động · lương đội KD & nhập khẩu
  • Marketing B2B (VIETBUILD, website, Zalo OA)

Dòng doanh thu

  • Bán sỉ theo đơn hàng/hợp đồng khung
  • Hợp đồng đại lý cam kết doanh số quý/năm
Sơ đồ tổ chức — 10 người, 4 khối chức năng

Đội kinh doanh chia theo cụm địa bàn, không theo sản phẩm

Với quy mô 10 người, Kế toán trưởng kiêm Hành chính–Nhân sự để tối ưu chi phí vận hành giai đoạn đầu.

1
Điều hành
Phê duyệt chiến lược, đàm phán hợp đồng khung với NCC Trung Quốc, quan hệ ngân hàng/forwarder, duyệt hạn mức công nợ lớn.
1
Kế toán – Hành chính
Thu chi, công nợ, hoá đơn, báo cáo tài chính, tuyển dụng & hồ sơ nhân sự.
4
Kinh doanh
1 Trưởng phòng (duyệt báo giá/chiết khấu trong hạn mức) + 3 NV theo cụm địa bàn: Hà Nội / Bắc Ninh–Hưng Yên / Hải Phòng–Thái Nguyên.
4
Nhập khẩu & Kho vận
2 NV Nhập khẩu & KSCL (làm việc NCC 1688/Alibaba, xin CO/CQ, C/O Form E) + 2 NV Kho vận (nhập/xuất kho, điều phối giao hàng).
Kinh doanh
4
Nhập khẩu & Kho vận
4
Điều hành
1
Kế toán – HC
1
Phân khúc khách hàng

4 nhóm trong chuỗi mua hàng M&E

Đại lý và nhà thầu M&E mua đều đặn/theo tiến độ là hai nhóm chiếm tần suất mua cao nhất; tổng thầu và chủ đầu tư chủ yếu đóng vai trò "gác cổng" phê duyệt.

MUA ĐỀU ĐẶN

Đại lý / cửa hàng vật tư điện–cơ khí

Người muaChủ đại lý/cửa hàng
Nhu cầuTồn kho bán lại cho thợ, đội thi công nhỏ
Ra quyết địnhNhanh, theo giá tốt & quan hệ tín dụng quen thuộc
KHỐI LƯỢNG LỚN

Nhà thầu thi công M&E

Người muaTrưởng phòng vật tư / chỉ huy trưởng công trình
Nhu cầuVật tư phụ thi công hàng ngày, theo tiến độ dự án
Ra quyết địnhĐề xuất → kiểm tra tồn kho → phê duyệt → đặt hàng
GÁC CỔNG

Tổng thầu xây dựng

Người muaPhòng vật tư / phòng cung ứng
Nhu cầuKiểm soát giá & chất lượng đồng bộ toàn dự án
Ra quyết địnhCó thể ký hợp đồng khung, kể cả hạng mục thầu phụ M&E
ẢNH HƯỞNG GIÁN TIẾP

Ban QLDA / Chủ đầu tư

Người muaKhông trực tiếp đặt hàng vật tư phụ
Nhu cầuĐặt tiêu chuẩn kỹ thuật, phê duyệt ngân sách
Ra quyết địnhPhê duyệt danh sách NCC được chấp nhận (vendor list)
Chiến lược giá & chiết khấu

Giá theo bậc khối lượng, khuyến khích chuyển sang mô hình đại lý

Nhóm khách hàngĐiều kiệnChiết khấuCông nợ
Khách lẻ / lần đầuĐơn hàng nhỏ, chưa có lịch sử giao dịchGiá niêm yếtTrả trước 50–100% giá trị đơn
Đại lý / nhà thầu thường xuyênCam kết doanh số quý/năm, ký hợp đồng khung3–7%Tối đa 30 ngày, trong hạn mức duyệt
Tổng thầu / dự án lớnKhối lượng lớn hoặc dự án trọng điểm (KCN, hạ tầng)7–12%Theo tiến độ giao hàng, ưu tiên đơn gấp
Định vị cạnh tranh

Khoảng trống "one-stop-shop" mà phần lớn đối thủ bỏ ngỏ

Tiêu chíĐối thủ hiện tại (đa số)Nam Á
Danh mục sản phẩmChuyên sâu một nhóm (bulông/ốc vít hoặc đá cắt/mài)Trọn bộ vật tư phụ M&E từ một đầu mối
Minh bạch giá & chứng từĐa số không niêm yết giá online, CO/CQ không đồng đềuChính ngạch, CO/CQ đầy đủ, có kiểm định chất lượng
Quy mô & chuyên nghiệp hoáPhần lớn 10–30 nhân sự, quản lý theo kinh nghiệmVận hành có quy trình, đội chuyên trách nhập khẩu–KSCL
Cạnh tranh chủ yếu bằngGiá & quan hệ cá nhânGiá cạnh tranh + danh mục trọn bộ + độ tin cậy giao hàng/chứng từ
Đối thủ cạnh tranh chính tại Hà Nội & phía Bắc

Thị trường phân mảnh cao — 18+ công ty ốc vít/bulông chỉ riêng tại Hà Nội, không có "ông lớn" chi phối riêng ngành vật tư phụ M&E.

Công tyĐịa bànSản phẩm chínhĐặc điểm
Nam An FastenerHoài Đức, HNBulông, ốc vít, thanh ren"Tổng kho" khu vực; sản xuất + nhập một phần Hàn Quốc
Bulông Nam HảiThanh Trì, HNInox, thanh ren inox, tắc kê nởNhập khẩu trực tiếp, tự quảng cáo giá thấp hơn TT 30%
Cường Thịnh CTEGTây Ninh + kho HCM, bán toàn quốcBulông neo, kết cấu thép, cáp thépNhà máy 4.000m², ISO/ASTM/JIS — quy mô vượt trội
Thép Bảo TínHCM, có chi nhánh Bắc NinhTy ren/thanh ren cho MEP, PCCCCó CO/CQ, cạnh tranh trực tiếp ở miền Bắc
Đá mài Hải DươngSản xuất nội địa, mạng lưới 3 miềnĐá cắt, đá màiThương hiệu nội lớn nhất ngành đá mài
Kim Khí Hoàng HàHà NộiBulông, ốc vít10+ năm kinh nghiệm
Kênh marketing

Kênh truyền thống dẫn dắt đơn hàng, digital bổ trợ độ phủ & uy tín

Sales trực tiếp / hiện trường

Kênh quan trọng nhất — chào hàng tại đại lý, công trường; đàm phán chiết khấu; xây quan hệ cá nhân với chủ đại lý & kỹ sư mua sắm.

Ưu tiên #1

Hội chợ VIETBUILD Hà Nội

Triển lãm xây dựng lớn nhất ngành, tổ chức nhiều đợt/năm tại Hà Nội — đúng địa bàn & đối tượng khách mục tiêu.

Theo mùa

Hiệp hội ngành (VAMI, Hội Cơ khí HN)

Kết nối gián tiếp qua sự kiện hội viên & bản tin ngành — giá trị dài hạn về uy tín/networking, không tạo đơn hàng ngay.

Bổ trợ

Digital: Website · SEO/Ads · Zalo OA

Website là "hồ sơ năng lực online" gần như bắt buộc; SEO/Ads tạo lead mới; Zalo OA chăm sóc khách quen (báo giá, catalogue).

Duy trì quan hệ
Rủi ro & biện pháp giảm thiểu

Công nợ khi bán sỉ là rủi ro dòng tiền lớn nhất

Rất cao
Công nợ khi bán sỉ cho đại lý & dự án
Chuỗi thanh toán chậm từ chủ đầu tư → nhà thầu → nhà cung cấp vật tư. Giảm thiểu: hạn mức công nợ theo lịch sử giao dịch, đặt cọc với khách mới, đối chiếu công nợ hàng tuần, ngừng giao hàng khi vượt hạn mức.
Cao
Chất lượng hàng Trung Quốc không đồng đều
Rủi ro nhận hàng thiếu CO/CQ minh bạch. Giảm thiểu: kiểm mẫu bên thứ ba trước lô lớn/NCC mới; ưu tiên NCC có C/O Form E hợp lệ.
Cao
Cạnh tranh giá (sản phẩm mang tính hàng hoá phổ thông)
Nhiều bên cùng nhập nguồn TQ, khó khác biệt hoá bằng giá. Giảm thiểu: cạnh tranh bằng danh mục trọn bộ, độ tin cậy giao hàng & minh bạch chứng từ thay vì chỉ giá.
Cao
Tồn kho & dòng tiền (tính mùa vụ ngành xây dựng)
Nhập lô lớn để tối ưu chi phí, nhưng vốn bị "kẹt" ở tồn kho + công nợ phải thu. Giảm thiểu: kế hoạch nhập theo dự báo mùa vụ, quản lý tồn kho ABC, đa dạng hoá nguồn vốn lưu động.
Trung bình–cao
Tỷ giá CNY/VND & chính sách phòng vệ thương mại
Biến động tỷ giá và thuế CBPG đang mở rộng với nhóm hàng gốc thép. Giảm thiểu: đa dạng hoá NCC, hợp đồng khung dài hạn, theo dõi sát diễn biến thuế CBPG.
02 · Quy trình vận hành chuẩn (SOP)

4 quy trình cốt lõi, gắn với KPI & bộ phận phụ trách

Mỗi bước ghi rõ khối chức năng chịu trách nhiệm trong sơ đồ tổ chức 10 người — dùng để đào tạo nhân sự mới và giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.

SOP‑01

Báo giá → Hợp đồng → Giao hàng → Thu công nợ

Phản hồi báo giá <24h · Giao đúng hạn >95%
1
Tiếp nhận yêu cầu
Kinh doanh

Ghi nhận nhu cầu từ đại lý/nhà thầu qua sales hiện trường, điện thoại hoặc Zalo OA.

2
Lập báo giá
Kinh doanh

Tra Sổ tay tiêu chuẩn kỹ thuật nếu cần tư vấn quy cách; xuất bảng báo giá trong vòng 24 giờ.

3
Duyệt chiết khấu
Trưởng phòng KD

Đối chiếu bậc chiết khấu theo nhóm khách hàng; vượt hạn mức thì trình Giám đốc.

4
Kiểm tra hạn mức công nợ
Kế toán

Xác nhận khách hàng còn hạn mức tín dụng trước khi chốt đơn.

5
Ký Hợp đồng / Đơn hàng
Kinh doanh · GĐ

Đơn giá trị lớn hoặc khách mới ký hợp đồng mua bán; đơn quen thuộc dùng Đơn đặt hàng.

6
Xuất kho & giao hàng
Kho vận

Kiểm đếm trước khi xuất, điều phối giao hàng theo tiến độ công trình.

7
Xuất hoá đơn
Kế toán

Xuất hoá đơn GTGT điện tử ngay sau khi giao hàng thành công.

8
Theo dõi công nợ
Kế toán

Đối chiếu công nợ theo tuần, nhắc thu trước hạn, báo cáo nợ quá hạn.

SOP‑02

Nhập khẩu vật tư từ Trung Quốc

100% lô hàng có CO/CQ hợp lệ
1
Tìm & thẩm định NCC
NV Nhập khẩu

Tra cứu nhà máy trên 1688/Alibaba, xác minh năng lực sản xuất & hồ sơ pháp lý.

2
Đàm phán giá & C/O
NV Nhập khẩu

Chốt giá EXW/FOB, MOQ; yêu cầu NCC xuất được C/O Form E để hưởng thuế NK 0%.

3
Kiểm mẫu
KSCL · bên thứ ba

Bắt buộc với lô lớn hoặc NCC mới, trước khi ký hợp đồng chính thức.

4
Ký hợp đồng ngoại thương
GĐ duyệt

Đặt cọc theo thoả thuận; hợp đồng lớn cần Giám đốc phê duyệt hạn mức.

5
Vận chuyển
NV Nhập khẩu · Forwarder

Chọn đường bộ biên mậu (lô nhỏ, 3–5 ngày) hoặc đường biển FCL/LCL (lô lớn, giá/kg rẻ hơn).

6
Khai báo hải quan
Forwarder

Xác nhận mã HS 8 số, tình trạng CBPG hiện hành, đóng thuế NK/VAT.

7
Kiểm đếm & nhập kho
Kho vận

Đối chiếu số lượng/quy cách thực nhận với đơn hàng & chứng từ.

8
Lưu hồ sơ CO/CQ
Kế toán · Nhập khẩu

Lưu trữ chứng từ theo lô để đối chiếu khi khách hàng dự án yêu cầu.

SOP‑03

Quản lý công nợ & hạn mức tín dụng

Nợ quá hạn <10% tổng công nợ
1
Phân loại khách hàng
Kế toán

Theo lịch sử giao dịch: khách lẻ / đại lý-nhà thầu quen / dự án lớn.

2
Thiết lập hạn mức
TP.KD · Kế toán · GĐ

Áp dụng bảng chiết khấu & công nợ theo nhóm; hạn mức lớn cần Giám đốc duyệt.

3
Đối chiếu định kỳ
Kế toán

Đối chiếu công nợ bằng văn bản, lưu chứng từ giao hàng/nghiệm thu làm cơ sở pháp lý.

4
Cảnh báo quá hạn
Kế toán → TP.KD

Rà soát & cảnh báo công nợ quá hạn hàng tuần.

5
Ngừng giao hàng
TP.KD

Tạm ngừng khi khách vượt hạn mức công nợ đã duyệt.

6
Thu hồi / khởi kiện
Giám đốc

Xử lý theo điều khoản phạt chậm trả trong hợp đồng nếu quá hạn kéo dài.

SOP‑04

Kiểm soát chất lượng hàng nhập

0 lô hàng thiếu chứng từ
1
Đối chiếu tiêu chuẩn
NV KSCL

Tra DIN/ISO/GB, cấp bền & vật liệu theo Sổ tay tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi chốt quy cách.

2
Kiểm mẫu
Bên thứ ba

Bắt buộc với lô lớn hoặc NCC mới chưa có lịch sử giao dịch.

3
Kiểm ngoại quan khi nhận
Kho vận

Kiểm đếm số lượng, phát hiện hư hỏng/thất thoát khi hàng về kho.

4
Đối chiếu CO/CQ
NV Nhập khẩu

Khớp chứng từ CO/CQ, C/O Form E với lô hàng thực nhận.

5
Xử lý khiếu nại
KSCL · NCC

Đổi trả hoặc khiếu nại với NCC nếu hàng không đạt tiêu chuẩn đã cam kết.

03 · Thư viện biểu mẫu

Biểu mẫu chuẩn đang dùng trong vận hành

Quy ước đặt tên file theo mẫu Tên_Đối tượng_Ngày_RevX.XX — luôn giữ bản làm việc (.xlsx/.docx) song song bản gửi khách (.pdf); lập bản song ngữ Việt–Trung khi đối tác là NCC/khách hàng Trung Quốc.

Biểu mẫuMục đíchQuy ước tên filePhụ tráchKhi nào dùng
Bảng báo giá tổng hợp Chào giá theo yêu cầu khách hàng, có bản song ngữ VN–CN BaoGia_TongHop_NamA_ddmmyyyy_RevX.XX.xlsx/.pdf Kinh doanh Mỗi yêu cầu báo giá; tăng số Rev khi điều chỉnh
Đơn đặt hàng Xác nhận số lượng, quy cách, đơn giá đã chốt với khách Đơn hàng Tháng [x].pdf/.jpg Kinh doanh Ngay sau khi khách xác nhận báo giá
Hợp đồng mua bán hàng hoá Ràng buộc pháp lý: điều khoản thanh toán, công nợ, phạt chậm trả — song ngữ Việt–Trung với đối tác nước ngoài HopDong_MuaBan_NamA_[ĐốiTác]_Final.docx Kinh doanh soạn · GĐ ký Đơn giá trị lớn / khách hàng ký hợp đồng khung
Hoá đơn GTGT Chứng từ thuế, căn cứ ghi nhận công nợ phải thu Hoá đơn nháp → hoá đơn điện tử chính thức Kế toán Ngay sau khi giao hàng thành công
Sổ tay tiêu chuẩn & thông số kỹ thuật Tra cứu tiêu chuẩn DIN/ISO/GB, cấp bền, vật liệu ê cu · bulông · thanh ren · thép hình So_Tay_Tieu_Chuan_Vat_Tu_Co_Dien_NamA.docx (VN & VN‑CN) Kinh doanh · Nhập khẩu-KSCL Tư vấn kỹ thuật khi báo giá; đánh giá NCC mới
Catalogue sản phẩm Giới thiệu danh mục hàng hoá cho khách hàng mới Catalogue_DanhMucSanPham_NamA.pdf Kinh doanh Gặp khách mới; hội chợ VIETBUILD
Hồ sơ năng lực công ty Chứng minh năng lực khi làm việc với tổng thầu / chủ đầu tư Ho_so_nang_luc_Nam_A.pdf Giám đốc · Kinh doanh Đấu thầu; tiếp cận tổng thầu/CĐT dự án lớn
Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) Hồ sơ pháp lý công ty, cung cấp khi khách hàng xác minh đối tác ĐKKD Nam Á.pdf Kế toán · Giám đốc Ký hợp đồng lớn; mở tài khoản khách hàng mới
Lưu ý phiên bản: mọi biểu mẫu báo giá/hợp đồng đánh số Rev từ 0.01 tăng dần theo mỗi lần chỉnh sửa nội bộ; chỉ bản Final đã ký mới có giá trị gửi khách hàng hoặc lưu hồ sơ pháp lý.